„Stör’ ich gerade?“ – Vom Umgang mit Unterbrechungen

Das kennt wirklich jeder: Die Lösung des Problems, der rettende Gedanke, bahnt sich seine Weg, nimmt Formen an, bekommt Gestalt – und verschwindet wie von Zauberhand. Weil das Telefon läutet, der Kollege laut polternd zur Tür hereinkommt oder eine Nachricht auf dem Handy piept.
Unterbrechungen bei der Arbeit kommen heute doppelt so häufig vor wie noch vor 20 Jahren, sagt beispielsweise die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (baua).

Eine Frau schreit "Ruhe, bitte!"

Foto: Tanja/pixelio.de

Die Lüge vom Multitasking

Tatsache ist: Das oft beschworene Multitasking ist eine Lüge. Man mag vielleicht gleichzeitig entspannt baden und ein Buch lesen können, aber schier unmöglich ist es, sich gleichermaßen gut auf zwei oder mehr Dinge zu konzentrieren, die der Aufmerksamkeit bedürfen. Das Bewusstsein kann immer nur einen Gedanken verfolgen, zwei gleichzeitig schafft es nicht. Forscher der Universität Michigan haben herausgefunden, dass das Gehirn um 20 bis 40 % weniger Leistung bringt, wenn der Mensch versucht, Dinge gleichzeitig statt nacheinander zu erledigen.

Fokussieren statt Schludern

Die Folgen dieser Unterbrechungen sind oft Stress, Überlastung, aber auch Zeitverlust und mehr Fehler durch Unkonzentriertheit, denn wer nur für drei Minuten aus seiner Aufgabe herausgerissen wird, braucht mindestens zwei Minuten, um wieder hineinzufinden. Das wurde bereits in mehreren Studien bewiesen.
Zu versuchen, mehrere Dinge zugleich zu erledigen, ist nicht nur der Gesundheit und dem Wohlbefinden abträglich, es schadet auch dem Ergebnis. Vor allem in Berufen, in denen mit Menschen umgegangen wird oder wo mit technischen Geräten und Gefahrstoffen hantiert wird, ist es sogar mitunter sehr gefährlich und sogar fahrlässig.

Strategien gegen das Unvermeidbare

Da sich Unterbrechungen allerdings auch kaum immer verhindern lassen, gibt es aus Sicht des Arbeitsschutzes einige Tipps, um ihnen besser zu begegnen.
Zunächst müssen Sie sich über die Art der Unterbrechung und Ihre Erfahrungen im Klaren sein, damit sich Sie später eine Strategie zurecht legen können.

Beantworten Sie für sich selbst folgende Fragen:

  • In welcher Situation ist es mir gelungen, mit bestimmten Unterbrechungen gut umzugehen?
  • In welchen ist es mir nicht gelungen?
  • Was habe ich ganz konkret getan, um die Situation zu verbessern?
  • Was habe ich getan, das die Situation eher verschlimmerte?
  • Welche Strategie würde ich anderen in meiner Situation empfehlen?
  • Wenn ich die Situationen rückblickend betrachte: Welche Möglichkeiten der Reaktion fallen mir zusätzlich ein, die geholfen hätten?

Wissen, was zu tun ist

Grundsätzlich gibt es vier mögliche Strategien, um auf eine Unterbrechung zu reagieren – sofern sie nicht komplett auszuschließen oder abzuschalten ist (Tür, Handy, Mailprogramm, Browser).

  • Sofort
  • To-do-Liste
  • Delegieren
  • Papierkorb

Sofort: Manche Unterbrechung erfordert, das alles andere stehen und liegen gelassen wird. Problematisch ist es dann oft, zur alten Aufgabe zurückzufinden. Nur weniges ist so eilig, dass es keine Zeit mehr gibt, um den Gedanken, den Sie gerade verfolgten, oder auch den nächsten Schritt kurz – notfalls mit nur einem Stichwort – zu notieren. Beschreibbare Schreibtischunterlagen oder Notizzettel leisten die besten Dienste.

To-do-Liste: Setzen Sie Prioritäten. Was sich zu einem späteren Zeitpunkt erledigen lässt, gehört auf die To-do-Liste. Ob sie als Papier oder digitale Version gepflegt wird, ist Geschmackssache. Wichtig ist allein, dass Sie – technisch gesprochen – Ihren Arbeitsspeicher entlasten und eine externe Festplatte nutzen. Es gibt verschiedene Methoden, solche To-do-Listen zu führen, die unter anderem auf dem Portal “Zeit zu Leben” als Tagespläne, Wochen- oder Montagslisten zum Download angeboten werden.

Delegieren: Geben Sie Fäden aus der Hand, wenn nötig. Ein Haufen Fleißkärtchen nützt Ihnen nichts, wenn Sie dafür aufreiben und verbrennen. Auf Dauer schadet es dem Wohlbefinden und vor allem der Gesundheit, immer mehr als volle Leistung zu geben. Denken Sie nur an stressbedingte Krankheiten, Burn-out und andere Folgen. Den richtigen Moment zu erkennen, um um Hilfe und Unterstützung zu bitten, bringt Ihnen mehr Anerkennung ein, als viel zu viel selbst und alleine machen zu wollen und letztlich an falsch verstandenem Ehrgeiz zu scheitern.

Papierkorb: Vor allem, was Informationen angeht, gibt es oft ein Übermaß. E-Mail-Flut, Werbeflut eine Flut an Reizen. Wenn Sie es nicht schaffen, die Newsletter zu lesen, die in Ihrem Mailfach landen, melden Sie sich ab. Überfrachten Sie sich nicht mit Aufgaben. Was in keine der vorher genannten Optionen passt, ist wahrscheinlich ein Kandidat für den Papierkorb. Vielleicht hilft es Ihnen, eine Zwischenstation einzurichten, in die sie solche Dinge packen. Entscheiden Sie am Ende des Tages, wenn alles andere abgearbeitet ist, wie sie mit den Dingen verfahren, die sich hier angesammelt haben.

Der sichere Schreibtisch

Natürlich: Ein Arbeitsplatz am Schreibtisch in einem durchschnittlichen Büro ist mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit ein sichererer Arbeitsplatz als beispielsweise die Arbeit am Hochofen oder auf einer Bohrinsel.

Foto: Cornelia Menichelli / pixelio.de

Oftmals denkt man in erster Linie an Ergonomie, wenn es um die Gesundheit im Büro geht. Schließlich gehören Rückenprobleme, Verspannungen im Nacken und Überlastungen der Handgelenke zu den häufigsten Beschwerden.

Wenn es allerdings um die Sicherheit geht, ist der Arbeitgeber ebenso gefragt. Er muss beispielsweise sicherstellen oder durch geschulte Mitarbeiter, bzw. externe Fachleute sicherstellen lassen, dass Verkehrs- und Rettungswege freigehalten werden.

  • Schubladen und Türen von Schreibtischen und Schränken sollten nicht unnötig offen stehen.
  • Die Mitarbeiter dürfen keinesfalls Stühle oder Tische als Leiter-Ersatz benutzen. Stattdessen sollten genügend Leitern oder kleinere Aufstiegshilfen vorhanden sein, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen können.
  • Auf Büroschränken dürfen keine schweren Gegenstände abgelegt werden, da sie beim Herunterheben zu Stürzen oder Verletzungen führen können. Zudem gefährden sie unter Umständen die Statik der Schränke.
  • Verkehrswege dürfen ebenso wie Fluchtwege niemals als Abstell- oder Lagerflächen genutzt werden. Auch nicht für kurze Zeit.
  • Fluchttüren müssen frei gehalten werden und dürfen nicht abgeschlossen werden.
  • Die Mitarbeiter müssen darauf hingewiesen werden, dass sie im Notfall die Treppenhäuser benutzen müssen und keinesfalls den Fahrstuhl.
  • Computer-, Telefon- oder andere Kabel sollten möglichst gar keine Verkehrswege kreuzen. Falls doch, müssen sie so abgedeckt werden, dass sie nicht zur Stolperfalle werden können.
  • Auch Fußmatten und Bodenbeläge müssen regelmäßig kontrolliert werden, damit hoch stehende Ecken und Unebenheiten schnell entdeckt und in Ordnung gebracht werden können.

In jedem Büro gibt es eine Vielzahl elektrischer Geräte. Einige sind für die Schreibtischarbeit direkt nötig, andere dienen der Produktion oder werden in den Pausen eingesetzt. Wer für die Sicherheit im Betrieb verantwortlich ist, sollte sicherstellen, dass die Beschäftigten sich an bestimmte Verhaltensregeln halten.

  • Elektrische Betriebsmittel und Anlagen jeglicher Art dürfen nicht mehr benutzt werden, wenn sie Mängel aufweisen.
  • Elektrische Geräte dürfen nicht selbst repariert werden.
  • Werden Schäden und Mängel entdeckt, müssen sie gemeldet werden, beispielsweise an eine Sicherheitsfachkraft, an eine Elektrofachkraft oder zumindest dem Vorgesetzten.
  • Die Mitarbeiter müssen sich beim Nutzen der Geräte an deren Betriebsanleitung halten. Es ist daher darauf zu achten, dass alle Gebrauchsanweisungen vorhanden sind. Es empfiehlt sich, die Originale zentral zu sammeln und Kopien für die Mitarbeiter greifbar auszulegen.
  • Private Elektrogeräte wie beispielsweise Kaffeemaschinen, Wasserkocher oder auch Radios müssen beim Vorgesetzten angemeldet werden, bevor sie erstmals am Arbeitsplatz eingeschaltet werden.
  • Mehrfachsteckdosen und Verlängerungskabel dürfen nicht über ihre zulässige Nennbelastung genutzt werden (Kennzeichnung beachten).
  • Alle elektrischen Geräte, die nach Feierabend nicht mehr gebraucht werden, müssen abgeschaltet werden. Das dient zum einen dem Stromsparen, ist aber wegen der möglichen Überhitzung und somit Brandgefahr notwendig.
  • Stellt ein Mitarbeiter eine Störung an einem Gerät fest, muss er es sofort abschalten und den Stecker ziehen.
  • Es ist wichtig, nur Geräte einzusetzen, die durch eine unabhängige Prüfstelle getestet wurden und ein GS-, VDE- oder gleichwertiges Prüfsiegel tragen.
  • Ortsfeste elektrische Anlagen und Betriebsmittel müssen alle vier Jahre durch eine Elektrofachkraft geprüft werden. Ortsveränderliche, wie beispielsweise Stecker oder Steckdosen, müssen alle zwei Jahre durch die Elektrofachkraft oder eine elektrotechnisch unterwiesene Person überprüft werden.

Unachtsamkeit kann schwere Folgen haben. Deswegen sollten die Mitarbeiter auch die Vorgaben zum Thema “Gefährliche Abfälle” beachten. Darüber hinaus können natürlich für Chemikalien, Putzmittel oder andere Stoffe weiterführende Bestimmungen gelten. Immer und in jedem Büro gilt aber:

  • Scharfkantige und spitze Gegenstände wie Steck- oder Sicherheitsnadeln, Klingen oder Scherben dürfen nicht im Mülleimer entsorgt werden. Kleine Gegenstände sollte man besser mit einem Hinweis versehen für das Reinigungspersonal an einer gut sichtbaren Stelle ablegen. Größere Gegenstände wie etwa die Scherben einer Wasserflasche sind in einem Eimer besser aufgehoben.
  • Raucher dürfen ihre Aschenbecher nicht direkt in den Mülleimer werfen. Noch zwei Stunden nach Ausdrücken der Kippe besteht die Gefahr eines Schwelbrands. Besser: In eine luftdichte Dose umfüllen und entsorgen, wenn keine Gefahr mehr besteht (das mindert auch den Geruch).

Die Teeküche gehört zu den meist besuchtesten Räumen eines Büros. Wo Lebensmittel ins Spiel kommen, gelten für alle Mitarbeiter besondere Vorgaben, die über die regulären Anforderungen an Hygiene und Rücksichtsnahme hinausgehen:

  • Reinigungsmittel und andere Produkte, die Gefahrenstoffe enthalten können, müssen getrennt von Lebensmitteln aufbewahrt werden. Bei starken Mitteln empfiehlt es sich, sie in einem separaten, gut durchlüfteten Raum zu lagern.
  • Egal, wo sie gelagert werden: Gefahrstoffhaltige Produkte dürfen nie in Behälter abgefüllt werden, die für Lebensmittel gedacht sind oder waren, etwa in Wasserflaschen oder Keksdosen.

Falls gegen alle Vorsicht doch etwas passiert, zeigt sich, ob der Arbeitgeber gute Vorarbeit geleistet hat und seinen Pflichten nachgekommen ist:

  • Stehen Verbandskästen und Feuerlöscher in ausreichender Zahl bereit? Sind ihre Standorte deutlich gekennzeichnet?
  • Wird der Inhalt der Erst-Hilfe-Verbandkästen monatlich überprüft auf Haltbarkeit der einzelnen Komponenten und Vollständigkeit? Werden abgelaufene Teile durch neue ersetzt?
  • Werden Feuerlöscher mindestens alle zwei Jahre durch eine befähigte Person eines Brandschutzfachbetriebs geprüft?
  • Werden mindestens einmal im Jahr Erste-Hilfe- und Brandschutzübungen mit den Mitarbeiter durchgeführt?

Werden alle diese Punkte beachtet, ist der Arbeitsplatz am Schreibtisch noch ein Stück weit sicherer als die Bohrinsel.