Effizienter besprechen

Quelle: Nappiness/Pixabay

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Im schlimmsten Fall unvermeidlich, Zeit raubend und oftmals ohne fassbares Ergebnis – Sitzungen und Besprechung sind für Sicherheitsfachkräfte nicht zu umgehen. Um es Ihnen und den anderen Teilnehmern so angenehm wie möglich zu gestalten, sollten Sie Störfaktoren und Zeitkeller ausschalten. Mit diesen sieben Tipps kann es Ihnen gelingen:

1. schriftliche Tagesordnung

Bringen Sie vorab Themen und Ziele zu Papier und erstellen Sie einen Zeitplan. Verteilen Sie die Tagesordnung rechtzeitig vor dem Termin. Auch wenn Sie nicht schriftlich, sondern telefonisch einladen, sollten Sie die Themen oder besser noch das Thema, das besprochen werden soll, so genau wie möglich definieren. Nur so kann sich Ihr Gegenüber darauf einstellen und sich vorbereiten.

2. Fakten vorbereiten

Sammeln Sie vorab alle wichtigen Daten zum Thema bzw. dem Problem. Das hilft Ihnen, überzeugend zu argumentieren und sorgt für bessere Ergebnisse.

3. Störer abschalten

Bitten Sie zu Beginn der Sitzung oder Besprechung darum, die Handys abzuschalten und außer Sichtweite zu legen. Auch Unbeteiligte sorgen für Unruhe und Ablenkungen. Werden während der Besprechung Privatgespräche geführt, hilft es meistens schon, den Blickkontakt mit den Störer zu suchen oder einen Moment zu schweigen. Sprechen Sie den Störer in ruhigem Ton an, wenn er sich in seinem Reden nicht beirren lässt und bitten Sie ihn aus Rücksicht auf die anderen die Sitzung nicht weiter zu stören.

4. Nebenschauplätze verlassen

Die Tagesordnung hilft Ihnen, die Diskussion wieder zum Hauptpunkt zurückzuführen, wenn das Gespräch abschweift. Bieten Sie an, das Nebenthema in der nächsten Besprechung zu behandeln, falls notwendig.

5. Monologe stoppen

Möglicherweise gibt es unter den Teilnehmern jemanden, der redet, ohne auf den Punkt zu kommen oder ein Ende zu finden. Die eleganteste Lösung ist zunächst, zuzuhören. Bemerken Sie Unruhe in der Gruppe oder schweift er ab, unterbrechen Sie ihn höflich und fassen Sie seine Aussage zu einer Kernaussage zusammen. Bei notorischen Vielrednern hilft es allerdings nur, deutlich zu sagen, dass sie sich im Interesse der anderen Teilnehmer doch bitte kurzfassen mögen.

6. Einwände behandeln

„Das war schon immer so“, „das hat noch nie funktioniert“ und „was Sie nur wieder haben“ – über diese unsachlichen Einwürfe kann man in der Regel reaktionslos hinwegsehen. Werden allerdings Einwände vorgebracht, die sachbezogen und überprüfbar sind, sollten Sie gezielt nachfragen. Möglicherweise hat Ihr Gegenüber mehr Informationen als Sie und kann damit zur Lösung des Problems beitragen.

7. Ergebnisse protokollieren

Die wichtigsten Ergebnisse sollten Sie direkt nach der Sitzung in Stichworten zusammenfassen und an die Teilnehmer verteilen. Notieren Sie auch verantwortliche Personen, Fristen und Termine, wenn Aufgaben vergeben wurden. Gab es Streitpunkte, lassen Sie die Empfänger das Protokoll gegenzeichnen, um sicherzustellen, dass niemand nachher behaupten kann, eine Maßnahme wäre anders beschlossen worden.