Bewältigen Sie die E-Mail-Flut

Quelle: dference/Pixabay

Quelle: dference/Pixabay

Zu viele Unterbrechungen sind der Zeitkiller Nummer 1. Ein schlecht organisiertes E-Mail-Fach bremst ebenso den Arbeitsalltag. Für ein effektiveres Arbeiten an und mit ihren E-Mails zu Gunsten einer verbesserten Kommunikation haben wir Ihnen hier ein paar nützliche Tipps zusammengestellt

Eine Mail, ein Thema

Bestimmt kennen Sie das Phänomen, dass die zweite oder dritte Frage, die Sie in einer Mail stellen, bei der Antwort ignoriert wird. Auch Anweisungen, die sich nicht auf ein und dasselbe Thema beziehen, gehen in einer E-Mail oft unter. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie mono-thematische E-Mails schreiben. Das heißt: Für jedes Thema eine eigene E-Mail.
Schreiben Sie das Thema in die Betreffzeile, damit die Mail besser wiedergefunden werden kann und Ihr Anliegen ins Auge fällt.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie auf Ein-Thema-Mails schneller eine Antwort bekommen. Denn wenn Sie mehrere Fragen in einer E-Mail stellen, bekommen Sie in der Regel erst eine Antwort, wenn alle Fragen beantwortet werden können – wenn nicht zwischenzeitlich Ihre E-Mail vergessen wurde.

Schlagworte vergeben

Das E-Mail-Fach wird übersichtlicher, wenn sie die Betreffzeile mit Schlagworten (Tags) ausstatten. Bewährt hat es sich, das Schlagwort in Großbuchstaben und eckigen Klammern an den Anfang der Betreffzeile zu stellen.
Handelt es sich beispielsweise um eine E-Mail, die lediglich Informationen ohne Handlungsaufforderung oder Frage beinhaltet, ist die Kennung [INFO] oder auch [FYI] für „for your interest“ nützlich.
E-Mails, die einen Arbeitsauftrag beinhalten, werden üblicherweise in der Betreffzeile mit [TO DO] gekennzeichnet. Entwickeln Sie für Ihre Bedürfnisse individuelle Kennungen wie ANFRAGE, AUFTRAG oder ABLAGE und regen Sie an, diese Kennungen für die E-Mail-Korrespondenz einheitlich zu verwenden. Sie werden sehen, wie sie die Arbeit erleichtern und Ihnen einen besseren Überblick in der E-Mail-Flut verschaffen.
Für manche Konstellationen, in denen ein Team stets über den aktuellen Status informiert sein muss, empfiehlt es sich, den Projektnamen in den Betreff einzufügen.
Das kann man beispielsweise so aussehen:

 

Wichtig ist allerdings, nicht den kompletten Betreff in Großbuchstaben zu schreiben, da dies für manche Spamfilter ein Alarmsignal ist.

Durchdachte Ordnerstruktur

Ein weiterer Tipp zur besseren Organisation des E-Mail-Fach ist das Anlegen von mindestens drei Ordnern, die Ihnen helfen, die E-Mails mit einem Handgriff zu sortieren.
Experten für Zeitmanagement und Büroorganisation empfehlen diese Ordnerstruktur:

 

 

 

 

 

01_Erledigen
Hier hinein kommen alle E-Mails, die eine Reaktion von Ihnen erfordern.
02_Abwarten
Das ist der Ort für alle E-Mails, bei denen Sie auf eine Reaktion von anderen warten.
03_Ablage
In diesem Ordner finden die E-Mails Platz, die beispielsweise ausgedruckt und abgeheftet werden müssen, wie bezahlte Rechnung.

Mögliche weitere Ordner sind das Archiv, der Lesestapel für interessante Newsletter, erledigte E-Mails für Ihre Dokumentation, Projekt-Ordner (eventuell mit weiteren Unterordnern von 01 bis 03), …
Nehmen Sie sich etwas Zeit, Ihre persönliche Ideallösung zu finden. Es zahlt sich nämlich aus, den Überblick im E-Mail-Fach zu behalten.