„Stör’ ich gerade?“ – Vom Umgang mit Unterbrechungen

Das kennt wirklich jeder: Die Lösung des Problems, der rettende Gedanke, bahnt sich seine Weg, nimmt Formen an, bekommt Gestalt – und verschwindet wie von Zauberhand. Weil das Telefon läutet, der Kollege laut polternd zur Tür hereinkommt oder eine Nachricht auf dem Handy piept.
Unterbrechungen bei der Arbeit kommen heute doppelt so häufig vor wie noch vor 20 Jahren, sagt beispielsweise die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (baua).

Eine Frau schreit "Ruhe, bitte!"

Foto: Tanja/pixelio.de

Die Lüge vom Multitasking

Tatsache ist: Das oft beschworene Multitasking ist eine Lüge. Man mag vielleicht gleichzeitig entspannt baden und ein Buch lesen können, aber schier unmöglich ist es, sich gleichermaßen gut auf zwei oder mehr Dinge zu konzentrieren, die der Aufmerksamkeit bedürfen. Das Bewusstsein kann immer nur einen Gedanken verfolgen, zwei gleichzeitig schafft es nicht. Forscher der Universität Michigan haben herausgefunden, dass das Gehirn um 20 bis 40 % weniger Leistung bringt, wenn der Mensch versucht, Dinge gleichzeitig statt nacheinander zu erledigen.

Fokussieren statt Schludern

Die Folgen dieser Unterbrechungen sind oft Stress, Überlastung, aber auch Zeitverlust und mehr Fehler durch Unkonzentriertheit, denn wer nur für drei Minuten aus seiner Aufgabe herausgerissen wird, braucht mindestens zwei Minuten, um wieder hineinzufinden. Das wurde bereits in mehreren Studien bewiesen.
Zu versuchen, mehrere Dinge zugleich zu erledigen, ist nicht nur der Gesundheit und dem Wohlbefinden abträglich, es schadet auch dem Ergebnis. Vor allem in Berufen, in denen mit Menschen umgegangen wird oder wo mit technischen Geräten und Gefahrstoffen hantiert wird, ist es sogar mitunter sehr gefährlich und sogar fahrlässig.

Strategien gegen das Unvermeidbare

Da sich Unterbrechungen allerdings auch kaum immer verhindern lassen, gibt es aus Sicht des Arbeitsschutzes einige Tipps, um ihnen besser zu begegnen.
Zunächst müssen Sie sich über die Art der Unterbrechung und Ihre Erfahrungen im Klaren sein, damit sich Sie später eine Strategie zurecht legen können.

Beantworten Sie für sich selbst folgende Fragen:

  • In welcher Situation ist es mir gelungen, mit bestimmten Unterbrechungen gut umzugehen?
  • In welchen ist es mir nicht gelungen?
  • Was habe ich ganz konkret getan, um die Situation zu verbessern?
  • Was habe ich getan, das die Situation eher verschlimmerte?
  • Welche Strategie würde ich anderen in meiner Situation empfehlen?
  • Wenn ich die Situationen rückblickend betrachte: Welche Möglichkeiten der Reaktion fallen mir zusätzlich ein, die geholfen hätten?

Wissen, was zu tun ist

Grundsätzlich gibt es vier mögliche Strategien, um auf eine Unterbrechung zu reagieren – sofern sie nicht komplett auszuschließen oder abzuschalten ist (Tür, Handy, Mailprogramm, Browser).

  • Sofort
  • To-do-Liste
  • Delegieren
  • Papierkorb

Sofort: Manche Unterbrechung erfordert, das alles andere stehen und liegen gelassen wird. Problematisch ist es dann oft, zur alten Aufgabe zurückzufinden. Nur weniges ist so eilig, dass es keine Zeit mehr gibt, um den Gedanken, den Sie gerade verfolgten, oder auch den nächsten Schritt kurz – notfalls mit nur einem Stichwort – zu notieren. Beschreibbare Schreibtischunterlagen oder Notizzettel leisten die besten Dienste.

To-do-Liste: Setzen Sie Prioritäten. Was sich zu einem späteren Zeitpunkt erledigen lässt, gehört auf die To-do-Liste. Ob sie als Papier oder digitale Version gepflegt wird, ist Geschmackssache. Wichtig ist allein, dass Sie – technisch gesprochen – Ihren Arbeitsspeicher entlasten und eine externe Festplatte nutzen. Es gibt verschiedene Methoden, solche To-do-Listen zu führen, die unter anderem auf dem Portal “Zeit zu Leben” als Tagespläne, Wochen- oder Montagslisten zum Download angeboten werden.

Delegieren: Geben Sie Fäden aus der Hand, wenn nötig. Ein Haufen Fleißkärtchen nützt Ihnen nichts, wenn Sie dafür aufreiben und verbrennen. Auf Dauer schadet es dem Wohlbefinden und vor allem der Gesundheit, immer mehr als volle Leistung zu geben. Denken Sie nur an stressbedingte Krankheiten, Burn-out und andere Folgen. Den richtigen Moment zu erkennen, um um Hilfe und Unterstützung zu bitten, bringt Ihnen mehr Anerkennung ein, als viel zu viel selbst und alleine machen zu wollen und letztlich an falsch verstandenem Ehrgeiz zu scheitern.

Papierkorb: Vor allem, was Informationen angeht, gibt es oft ein Übermaß. E-Mail-Flut, Werbeflut eine Flut an Reizen. Wenn Sie es nicht schaffen, die Newsletter zu lesen, die in Ihrem Mailfach landen, melden Sie sich ab. Überfrachten Sie sich nicht mit Aufgaben. Was in keine der vorher genannten Optionen passt, ist wahrscheinlich ein Kandidat für den Papierkorb. Vielleicht hilft es Ihnen, eine Zwischenstation einzurichten, in die sie solche Dinge packen. Entscheiden Sie am Ende des Tages, wenn alles andere abgearbeitet ist, wie sie mit den Dingen verfahren, die sich hier angesammelt haben.

Welche Vorteile hat die Gefährdungsbeurteilung?

Rund 1000 Handlungshilfen für Gefährdungsbeurteilungen gibt es in Deutschland. Sie sollen helfen, die Schutzziele zu erreichen, die gesetzlich formuliert wurden. Da jeder Betrieb anders ist und mitunter Anforderungen an Arbeits- und Gesundheitsschutz stellt, die nicht in Checklisten, Katalogen oder Normen formuliert werden, ist für den Unternehmer oftmals nicht klar, ob er seiner gesetzlichen Pflicht nachkommt.

Verbotsschild

Foto: Moni Sertel / pixelio.de

Die Erfüllung dieser Schutzziele liegen allein in seiner Verantwortung. Das ist die Kehrseite der neuen Rechtsvorschriften, die auf weniger Bürokratie und Deregulierung setzen und bisherige Detailforderungen wie etwa Grenzwerte und Prüffristen durch Zielvorgaben ersetzt haben. Statt konkrete Vorschriften zu geben, fordert der Gesetzgeber Eigenverantwortung.

Das Recht auf Ihrer Seite

In erster Linie bieten eine Gefährdungsbeurteilung und daraus folgende Maßnahmen natürlich mehr Sicherheit für Mensch und Umwelt. Für den Unternehmer bietet sie aber auch Rechtssicherheit. Er kommt seiner gesetzlichen Pflicht nach, indem er die Betriebsorganisation, Sicherheitsorganisation, Gefährdungen und Belastungen dokumentiert. Diese Dokumentation gibt ihm zudem die Möglichkeit, jederzeit die Ergebnisse der Beurteilung den Behörden vorzulegen, falls eine Überprüfung ansteht.

Spätestens wenn trotz aller Vorsicht ein Arbeitsunfall geschieht oder der Verdacht aufkommt, ein Mitarbeiter leide unter einer berufsbedingten Erkrankung, kann der Unternehmer durch die Gefährdungsbeurteilung belegen, welche Arbeits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen für die Mitarbeiter und verschiedene Tätigkeit festgelegt wurden. Eventuell gestellten Regressansprüche kann so unter Umständen der Boden entzogen werden.

Die Rechnung geht auf

Gezielte, präventive Vorkehrungen in Sachen Arbeitsschutz lassen den Krankenstand zurückgehen und verringern die Zahl der Unfälle. Das zeigt sich vor allem durch Untersuchungen in großen Unternehmen. Längst ist erkannt, wie viel Arbeitsleistung und somit bares Geld durch Absentismus, das Fernbleiben vom Arbeitsplatz, verloren geht – noch mehr übrigens durch Präsentismus. Präsentismus meint das Erscheinen an der Arbeit trotz Krankheit, etwa aus Angst, die Stelle zu verlieren, aus Pflichtgefühl oder aus Rücksicht auf die Kollegen. Kranke oder fehlende Mitarbeiter sind nicht nur eine Belastung für den Arbeitgeber, sondern auch für die anderen Mitarbeiter, die oft seine Aufgaben mit übernehmen und Leistungsschwächen abfedern müssen.

Auch psychische Belastungen können daher ein Thema im Gesundheitsschutz für die Mitarbeiter sein.

Allerdings entwickeln Arbeitnehmer häufig eine viel höhere Motivation und größere Zufriedenheit, wenn sie feststellen, dass der Arbeitgeber sich um ihre Gesundheit kümmert und sie ihm wichtig ist. Diese Art der Wertschätzung zahlt sich aus.